INSTRUCTIVO PARA  LA CONTRATACION Y EJECUCION DE PROYECTOS DEL ESTADO CON FINANCIAMIENTO DEL FONDO CONJUNTO CHINO VENEZOLANO

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I Descripción del Instructivo
Objetivo
Alcance
Procedencia
Frecuencia de Ejecución
Responsables de ejecución

II Normativas
De la aplicación del Fondo Conjunto Chino - Venezolano
De la presentación de las Solicitudes de Financiamiento
De la ejecución de los desembolsos

III Descripción detallada de pasos
Presentación de Proyectos del Estados ante el Fondo Conjunto Chino - Venezolano
Solicitud de Desembolsos (descargar)

IV Anexo
Ficha Técnica del Proyecto (descargar)
Instrucciones de Llenado
Oficio Solicitud de Desembolsos (descargar)
Oficio Solicitud de Clave de acceso (descargar)

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I DESCRIPCION DEL INSTRUCTIVO

Objetivo

Establecer en forma detallada los pasos y normativas que deberán seguir los Entes Ejecutores, para solicitar el financiamiento de proyectos del Ejecutivo Nacional con recursos de Fondo Conjunto Chino – Venezolano.

Alcance

Este instructivo abarca los aspectos relacionados con la presentación, por parte de los Entes Ejecutores, de las solicitudes de financiamiento para proyectos del Ejecutivo Nacional con recursos del Fondo Conjunto Chino – Venezolano.

Procedencia

El presente instructivo se desprende del Manual de Normas y Procedimientos para Otorgar Financiamiento de Proyectos con recursos del Fondo Conjunto Chino – Venezolano.

Frecuencia de Ejecución

En la oportunidad de la presentación de la Soliciud de Financiamiento de un proyecto del Ejecutivo Nacional ante el Fondo Conjunto Chino – Venezolano.

Responsables de ejecución

Es responsabilidad del Ente Ejecutor:

• Presentar ante la Unidad de Asistencia Técnica los recaudos exigidos en el presente manual para la solicitud de financiamiento.
  
• Apoyar a la Unidad de Asistencia Técnica para el seguimiento y control de los proyectos a financiar con los recursos del Fondo Conjunto Chino – Venezolano.
• Suscribir, a través de la Unidad Legal del Fondo Conjunto Chino – Venezolano, un Convenio de Financiamiento, luego de haberse aprobado el otorgamiento de los recursos.
• Solicitar ante la Gerencia del Fondo Conjunto Chino – Venezolano la ejecución de los desembolsos, en los términos y condiciones establecidas en el Contrato Comercial, el Convenio de Financiamiento y las normativas establecidas en el presente documento.
• Cumplir con las normativas establecidas para regular el financiamiento de proyectos con recursos del Fondo Conjunto Chino – Venezolano.

Es responsabilidad del Fondo Conjunto Chino – Venezolano:

• Revisar la documentación generada en el proceso de evaluación de las Solicitudes de Financiamiento, a fin de velar por el cumplimiento de los acuerdos establecidos en los Convenios Interinstitucionales, así como los criterios y condiciones de financiamientos establecidas por el Comité Ejecutivo del Fondo.
  
• Elevar ante el Comité Ejecutivo del Fondo las Solicitudes de Financiamiento que resulten favorable de las evaluaciones realizada.
• Autorizar los Oficios de Solicitud de Ejecución de Desembolso, a fin de que sea instruido el Banco Fiduciario para su ejecución.

II NORMATIVAS

De la aplicación del Fondo Conjunto Chino - Venezolano

• Serán objeto de financiamiento con recursos del Fondo Conjunto Chino – Venezolano, los proyectos que cumplan con las siguientes condiciones generales:
• Que se encuentren enmarcados dentro del Plan Nacional de Desarrollo, las Políticas Sectoriales y demás Programas Sociales vigentes impulsados por el Ejecutivo Nacional.
• Que sean de alto impacto social y que contribuyan a mejorar los niveles de vida de las comunidades del área de influencia.
• Que generen alto nivel de empleo y sostenibilidad.
• Que estén ubicados en Venezuela y estén dirigido a desarrollar y consolidar los siguientes sectores: Infraestructura, Desarrollo Social, Agricultura,  Minería, Energía, Tecnología, Petroquímica, Integración Industrial, Asistencia Técnica.
  
  
• El Fondo Conjunto Chino – Venezolano financiará sólo gastos de inversión, por lo tanto se consideran gastos no financiable los siguientes conceptos: Viáticos, Pago de Nómina, Adquisición de vehículos no vinculados al proceso productivo,  Pólizas de Seguro, Gastos Administrativos, Acciones, Adquisición de Bienes Inmuebles.

De la presentación de las Solicitudes de Financiamiento

• El Ente Ejecutor, para la presentación de solicitudes de financiamientos de proyectos ante el Fondo Conjunto Chino – Venezolano, deberá contar con Punto de Cuenta firmado por el Presidente de la Republica Bolivariana de Venezuela.
  

• El Ente Ejecutor deberá solicitar, mediante Oficio dirigido a la Gerencia del  Fondo Conjunto Chino – Venezolano, la creación del Usuario y Clave que le permita ingresar al Sistema de Control de Gestión de Proyectos.

• Será potestad de la Gerencia del Fondo Conjunto Chino – Venezolano autorizar y gestionar la creación de los usuarios de los Entes Ejecutores, para el ingreso al Sistema de Control de Gestión de Proyectos.
  

• Para solicitar financiamiento de proyectos con recursos del Fondo Conjunto Chino – Venezolano, los Entes Ejecutores deberán presentar un Oficio de Solicitud de Financiamiento por cada proyecto, debidamente firmado por el presidente del Ente, y acompañada de los siguientes recaudos:
  • Punto de Cuenta firmado por el Presidente de la República Bolivariana de Venezuela.
  • Ficha Técnica del Proyecto, en la cual debe ingresar toda la información requerida para su ingreso en el Sistema de Control de Gestión de Proyectos.
  • Resumen del Proyecto a ejecutar, donde se especifiquen cada uno de los aspectos técnicos, económicos y financieros.
  • Copia del o los Contratos Comerciales involucrados en la ejecución del Proyectos, siempre que éstos sean objeto de financiamiento con recursos del Fondo. En las cláusulas referidas a las fuentes de financiamiento de los referidos Contratos Comerciales, se deberá indicar que recibirá recursos del Fondo Conjunto Chino – Venezolano, en caso contrario, se deberá realizar un Addendum al contrato a fin de que lo especifique.
  • Oficio con Espécimen de Firmas Autorizadas para solicitar los Desembolsos.
    
    
• Toda Solicitud de Financiamiento deberá contar con el respectivo Expediente de Crédito del Solicitante según la normativa exigida por la Superintendencia de Bancos y Otras Instituciones Financieras (SUDEBAN), según Gaceta Oficial Nº 36.433 de fecha 15 de abril de 1998.

De la ejecución de los desembolsos

• Para la ejecución de los desembolsos de los financiamientos aprobados con recursos del Fondo Conjunto Chino – Venezolano, el Ente Ejecutor deberá generar, a través del sistema dispuesto para tal fin, la Solicitud de Desembolso, la cual deberá contar con las firmas autorizadas indicadas en el Espécimen de Firmas.
  
• Las Solicitudes de Desembolsos deberán ser remitidas por el Ente Ejecutor a la Gerencia del Fondo Conjunto Chino – Venezolano, con por lo menos cinco (5) días hábiles antes de la fecha esperada de pago.
• Las Solicitudes de Desembolsos deberán ser remitidas a la Gerencia del Fondo Conjunto Chino – Venezolano, acompañadas de un Oficio debidamente firmado por la máxima autoridad del Órgano de Adscripción del Ente Ejecutor, o por la persona que éste delegue, dando la conformidad de la solicitud. Este Oficio deberá contener la siguiente información:
  • Nombre del Proyecto.
  • Número del Contrato.
  • Nombre del Beneficiario del desembolso (persona jurídica.)
  • Identificación del banco receptor de la transferencia.
  • Número de Cuenta Bancaria.
  • Monto y denominación de la moneda de pago (Bolívares y/o USD)
  • En caso de que aplique, cálculo de las retenciones fiscales correspondientes.
  • Certificación emitida por la Entidad Bancaria, donde se indique el número de cuenta y se haga constar que su titular es el beneficiario del desembolso estipulado en el Contrato Comercial.
• La Solicitud de Desembolsos deberá ser remitida por el Ente Ejecutor a la Gerencia del Fondo Conjunto Chino – Venezolano acompañada por todos los documentos que exija el Contrato Comercial como condición previa a la realización del pago, tales como: Valuaciones, Facturas ajustadas a las normas fiscales, Recibo de pago, fianzas etc.
• Será potestad del Gerente del Fondo Conjunto Chino – Venezolano instruir al Banco Fiduciario para la ejecución de las Ordenes de Desembolsos, siempre que éstas se ajusten a los Cronogramas de Desembolso y a las condiciones establecidas en los Contratos Comerciales.
• Sin detrimento de lo establecido en el Convenio Marco Chino - Venezolano, en el Reglamento Operativo del Fondo Conjunto, el Convenio de Financiamiento y las normativas indicas en el presente documento, la Gerencia del Fondo Conjunto Chino – Venezolano podrá exigir cualquier otro documento que legalmente permita la comprobación y respaldo del desembolso y avale o certifique el uso correcto de los recursos a ser desembolsados.
  
  

  

III DESCRIPCION DETALLADA DE PASOS

Presentación de Proyectos del Estados ante el Fondo Conjunto Chino - Venezolano

INVOLUCRADOS: Entes Ejecutores, Fondo Conjunto Chino - Venezolano

Pasos

1. Verifique que el Proyecto a ser objeto del financiamiento con los recursos de Fondo Conjunto Chino – Venezolano se encuentre enmarcado dentro de los ámbitos de aplicación del Fondo, como lo indican las normas 1 y 2 del capítulo II de este documento (II. Normativas) y el Convenio Marco Chino – Venezolano.
2. Gestione ante la Presidencia de la República Bolivariana de Venezuela la aprobación del financiamiento por medio de Punto de Cuenta firmado por el Presidente.
3. Elabore un Oficio de Solicitud de Financiamiento del proyecto dirigido a la Gerencia del Fondo Conjunto Chino – Venezolano, y suscrito por el Presidente del Ente.
4. Solicite, mediante Oficio dirigido a la Gerencia del Fondo Conjunto Chino – Venezolano, la creación del Usuario y Clave para el ingreso al Sistema de Control de Gestión de Proyectos.
5. Ingrese al Sistema de Control de Gestión de Proyectos y realice el llenado de la Ficha Técnica del Proyecto.
6. Envíe el Oficio de Solicitud de Financiamiento a la Gerencia del Fondo Conjunto Chino – Venezolano acompañado de los siguientes recaudos:
   • Punto de Cuenta firmado por el Presidente de la República Bolivariana de Venezuela.
   • Ficha Técnica del Proyecto
   • Resumen del Proyecto
   • Copia de los Contratos Comerciales Oficio de Espécimen de Firmas
7. El Oficio de Solicitud de Financiamiento con sus recaudos será recibido por la Gerencia del Fondo Conjunto Chino – Venezolano, a fin de someterla a la correspondiente revisión documental.
8. Superada favorablemente la revisión documental, la Gerencia del Fondo  presentará ante el Comité Ejecutivo del Fondo Conjunto Chino – Venezolano, el Informe de Revisión acompañado del borrador del Convenio de Financiamiento, en el cual se establecen las condiciones y términos a las que se comprometen ambas partes para su consideración.
9. Suscriba, con apoyo de la Unidad Legal del Fondo Conjunto Chino – Venezolano, el Convenio de Financiamiento. Luego de esto, podrá solicitar formalmente ante la Gerencia del Fondo la ejecución de los desembolsos, siguiendo las normativas e instrucciones indicadas en el presente documento.

Solicitud de Desembolsos (descargar)

INVOLUCRADOS: Entes Ejecutores

Pasos

1. Genere la Solicitud de Desembolso, a través del sistema automatizado dispuesto para tal fin por el Fondo Conjunto Chino – Venezolano, y obtenga las firmas autorizadas según lo especificado en el Oficio de Espécimen de Firmas.
2. Elabore Oficio dirigido a la Gerencia del Fondo Conjunto Chino – Venezolano, siguiendo lo indicado en la norma 7 del capítulo II de este documento (II.  Normativas).
3. Gestione firma de la máxima autoridad del Órgano de Adscripción del Ente Ejecutor, o por la persona que éste delegue, dando la conformidad de la Solicitud de Desembolso.
4. Remita, con por lo menos cinco días hábiles de anticipación a la fecha para requerir el pago, la Solicitud de Desembolso, el Oficio y los documentos que exija el Contrato Comercial como condición previa a la realización del pago.
5. La Gerencia del Fondo Conjunto Chino – Venezolano recibirá la documentación y procederá a verificar la documentación y gestionar el pago del desembolso. Una vez ejecutado el desembolso, la Gerencia del Fondo Conjunto Chino – Venezolano le informará a través de comunicación escrita, la fecha efectiva en que se realizó la operación.
   

   
   

IV ANEXO

Anexo 1: “FICHA TÉCNICA DEL PROYECTO” (descargar)

Objetivo: Reflejar los Datos Básicos  que debe contener un Proyecto para su análisis respectivo.
Distribución: Se genera por el Sistema un ejemplar del Formulario.
Forma de Llenado: El Formulario debe ser llenado de forma electrónica.
Nivel de Autorización: La información reflejada en el Formulario debe estar firmada por la persona que funge como representante del Ente Ejecutor.
Esquema general de uso:
El Ente Ejecutor, luego de obtener el Usuario y la contraseña por parte de la Gerencia del Fondo Conjunto Chino – Venezolano, ingresa al Sistema Automatizado para el llenado de la “Ficha Técnica del Proyecto” y genera una versión impresa. El Representante del Ente Ejecutor firma la Ficha Técnica en señal de autorización y es anexada a la documentación a ser presentada antes el Fondo para que sea considerado su financiamiento.

Instrucciones de Llenado

Datos Básicos de Identificación del Proyecto:

Ente Ejecutor: Coloque el nombre del Ministerio solicitante.
Sector de Producción: Seleccione el sector al cual pertenece el Ente Ejecutor.
Nombre del Proyecto: Registre el nombre del Proyecto a presentar.
Breve Descripción del Proyecto: Realice una breve descripción del Proyecto a solicitar.
Fecha de Inicio
Fecha de Culminación
Tiempo Estimado de Ejecución

Localización Geográfica del Proyecto

Datos del Responsable del Proyecto por el Ente Ejecutor

Aspectos Financieros del Proyecto (USD)

Monto Total del Proyecto (USD): Indique el monto total del proyecto en dólares.
Número de Contratos Involucrados en la Ejecución del Proyecto:Indique la cantidad de contratos involucrados en la ejecución del proyecto.

Identificación de los contratos relacionados con el Proyecto

Contrato Nº: Indique el(los) número(s) del(os) Contrato(s) relacionado(s) con el proyecto.
Empresa Contratista: Especifique la Razón Social de la(s) empresa(s) contratista(s) con el proyecto.
% Ejecución Física: Indique el porcentaje de ejecución física del proyecto.
% Ejecución Financiera: Indique el porcentaje de ejecución financiera del proyecto.

Otras Fuentes de Financiamiento Distintas del Fondo Conjunto Chino-Venezuela

Nombre de la Institución Financiera Señale el nombre de la Institución Financiera distinta al Fondo Conjunto Chino-Venezuela.
Concepto Financiado: Especifique el concepto del financiamiento otorgado.
Monto Bs.: Coloque el Monto financiado por la Institución Financiera.
% Financiado Bs.: Indique el porcentaje financiado en bolívares.
Monto USD: Indique el Monto financiado en Dólares por la Institución Financiera.
% Financiado USD.: Indique el porcentaje financiado en dólares.

Distribución de los Recursos Asignados por el Fondo Conjunto Chino-Venezuela USD

Nº del Contrato: Indique el número del Contrato respectivo.
Empresa Contratista: Señale el nombre de la empresa contratista responsable.
Concepto de Inversión asignada por el FCCV: Coloque el concepto que corresponde a la inversión asignada por el Fondo Conjunto Chino-Venezuela.
Monto asignado por el Fondo Conjunto Chino-Venezuela (USD): Indique la cantidad en dólares del monto asignado por el Fondo Conjunto Chino.
Monto asignado por el Contrato Comercial (USD): Indique la cantidad en dólares del monto asignado por Contrato Comercial.
% de lo asignado por el Fondo Conjunto Chino-Venezuela (B/A): Indique el porcentaje de lo asignado por el Fondo Conjunto Chino (B/A).
Monto Total del Contrato Comercial (USD): Señale la cantidad en dólares del monto del Contrato Comercial.